Manuel de Gmail, la messagerie de Google

GMail, présentation du service

 

Préambule

Ce dossier a pour but de vous présenter Gmail (ou Google Mail dans certains pays), la messagerie électronique conçue par Google. A certaines étapes de ce dossier, nous vous guiderons également dans la mise en place de diverses tâches, ce qui fait que vous pouvez également considérer ce dossier comme un tutorial ( ou tutoriel ) sur Gmail. Vos commentaires constructifs sont bien sûr les bienvenus, si vous jugez que certaines informations sont manquantes ou incomplètes merci de le signaler, nous les ajouterons ou complèterons si cela s'avère nécessaire.

Bonne lecture!

Qu’est-ce que Gmail ?

GMail (Google Mail) est un service gratuit de messagerie électronique qui combine les meilleures fonctions des messageries classiques avec la technologie de recherche de célèbre moteur de recherche Google.

A l’instar de ses concurrents tels Hotmail, Yahoo Mail, Voilà, La Poste ou encore Netcourrier, Google vous propose de disposer gratuitement d’une adresse du type "ce.que.vous.voulez@gmail.com" avec un espace de stockage supérieur à 2 Go accessible de partout grâce à son interface Webmail, plus concrètement accessible à travers un simple navigateur web. Il peut également etre utilisé à travers votre logiciel de messagerie électronique classique, via son support du protocole POP.
Certains estiment qu'une telle capacité de stockage ne sert à rien, d'autres trouvent au contraire que ce service peut s'avérer très utile, surtout ceux qui sont du genre à conserver tous leurs mails.

"Béta fermée" ? De quoi s'agit-il ?

Gmail, comme tout service ou programme en informatique, passe par différents stades de développement avant d’être déclaré "produit fini" et d’être mis en "production". Le service est très proche du stade final mais Google veut encore apporter des modifications, ajouter de nouvelles fonctionnalités de son service, ou encore, corriger certaines erreurs de traductions. Ainsi, pour des raisons de tests, le service n’est pas ouvert à tous, il faut être "invité" pour essayer la version Béta de Gmail.

Le service est néanmoins totalement opérationnel depuis un bon moment maintenant (Avril 2004) et chaque utilisateur se voit régulièrement crédité de 50 invitations qu'il pourra envoyer à ses connaissances afin de leur offrir la possibilité d’ouvrir un compte. Il est d’ailleurs très facile de se procurer une invitation, nous pourrons vous en offrir en fin de dossier, alors n’hésitez pas à vous faire votre propre opinion.

Grâce à cette méthode Gmail compte ainsi monter en puissance progressivement sans pour autant pénaliser les utilisateurs actuels.

 

GMail : interface web ( webmail )

Connexion au service

Pour se connecter au Webmail de Gmail, via un simple navigateur web, il faut se rendre à l'adresse suivante :

 

L'interface Web

Dès votre première connexion au service, vous pourrez remarquer la simplicité, la rapidité et la clarté de l’interface.
En effet, aucun Pop up (petite fenêtre de publicité), aucun bandeau publicitaire qui clignote ne vient perturber votre boîte de réception. De même, aucun spot publicitaire ne fait son apparition en pied de page sur vos mails reçus ou sur votre courrier sortant et on apprécie énormément.

De plus, vous avez la possibilité d'activer les raccourcis clavier. Par exemple la touche "C" permet d'écrire un message (ndla : C pour Compose = Rédiger).

Les messages utilisent la quasi totalité de la surface d'affichage, ce qui donne une bonne vue d'ensemble. Toutes les fonctions essentielles sont directement accessibles dès la page d'accueil :

Recherche
tout en haut à gauche, se trouve la zone de saisie pour effectuer une recherche dans vos mails ou sur le web.

Boîte de réception
sur la gauche, les différentes vues pour accéderer et organiser vos messages, mails suivis, mails envoyés, brouillons, corbeille, etc.

Contacts
toujours à gauche, juste en dessous un lien d'accès vers votre carnet d'adresses, avec 2 vues, une vous affiche les correspondants à qui vous écrivez le plus souvent, et l'autre l'ensemble de vos correspondants.

Libellés
toujours à gauche, un peu plus bas on retrouve ces fameuses vues, appelées libellés, qui sont beaucoup plus souple à l'utilisation que les dossiers classiques.

Paramètres
tout en haut à droite, accès à vos préférences utilisateurs, vous pourrez par exemple modifier votre mot de passe, votre signature ou encore la langue à utiliser pour Gmail.

Aide
tout en haut à droite, une aide vous est proposée par les services de Gmail, remarque : certaines questions / réponses sont encore en anglais.

Remarque : Gmail est un service gratuit. Comme toute prestation gratuite, Google doit trouver un moyen de financement et le meilleur moyen est la publicité. Ainsi, sur d’autres services de courrier électronique, nos boîtes sont recouvertes de multiples publicités entre lesquelles nous devons parfois slalomer avant d’arriver à lire un message.

Google a opté pour une autre méthode. Le système mis au point s'appelle " AdWords ", il choisit les liens commerciaux à afficher selon le contenu du message et le lieu géographique du lecteur (fournit par l'adresse IP) et les affiche discrètement. Il faut reconnaître que ce type de publicité est bien moins envahissant par rapport à ce qu'on a l'habitude de voir auprès des concurrents.

Attention, cela ne veut pas dire que Google lit vos messages, cela dit, un script se permet tout de même de repérer certains mots clés dans vos conversations pour présenter une publicité en rapport. Pour rappel, l'association londonienne Privacy International avait porté plainte contre Google l'an passé dans 16 pays de l'union Européenne, zone dans laquelle les lois sur le respect de la vie privée sont plus strictes qu'aux Etats-Unis.

GMail : interface web ( webmail )

 

·                     Connexion au service

Pour se connecter au Webmail de Gmail, via un simple navigateur web, il faut se rendre à l'adresse suivante :

http://gmail.google.com

Vous y trouverez une interface classique, avec un login et un mot de passe pour vous identifier, comme montré sur la capture d'écran ci-dessous :

·                     L'interface Web

Dès votre première connexion au service, vous pourrez remarquer la simplicité, la rapidité et la clarté de l’interface.

 

En effet, aucun Pop up (petite fenêtre de publicité), aucun bandeau publicitaire qui clignote ne vient perturber votre boîte de réception. De même, aucun spot publicitaire ne fait son apparition en pied de page sur vos mails reçus ou sur votre courrier sortant et on apprécie énormément.

De plus, vous avez la possibilité d'activer les raccourcis clavier. Par exemple la touche "C" permet d'écrire un message (ndla : C pour Compose = Rédiger).

Les messages utilisent la quasi totalité de la surface d'affichage, ce qui donne une bonne vue d'ensemble. Toutes les fonctions essentielles sont directement accessibles dès la page d'accueil :

·                     Recherche
tout en haut à gauche, se trouve la zone de saisie pour effectuer une recherche dans vos mails ou sur le web.

·                     Boîte de réception
sur la gauche, les différentes vues pour accéderer et organiser vos messages, mails suivis, mails envoyés, brouillons, corbeille, etc.

·                     Contacts
toujours à gauche, juste en dessous un lien d'accès vers votre carnet d'adresses, avec 2 vues, une vous affiche les correspondants à qui vous écrivez le plus souvent, et l'autre l'ensemble de vos correspondants.

·                     Libellés
toujours à gauche, un peu plus bas on retrouve ces fameuses vues, appelées libellés, qui sont beaucoup plus souple à l'utilisation que les dossiers classiques.

·                     Paramètres
tout en haut à droite, accès à vos préférences utilisateurs, vous pourrez par exemple modifier votre mot de passe, votre signature ou encore la langue à utiliser pour Gmail.

·                     Aide
tout en haut à droite, une aide vous est proposée par les services de Gmail, remarque : certaines questions / réponses sont encore en anglais.

Remarque : Gmail est un service gratuit. Comme toute prestation gratuite, Google doit trouver un moyen de financement et le meilleur moyen est la publicité. Ainsi, sur d’autres services de courrier électronique, nos boîtes sont recouvertes de multiples publicités entre lesquelles nous devons parfois slalomer avant d’arriver à lire un message.

Google a opté pour une autre méthode. Le système mis au point s'appelle " AdWords ", il choisit les liens commerciaux à afficher selon le contenu du message et le lieu géographique du lecteur (fournit par l'adresse IP) et les affiche discrètement. Il faut reconnaître que ce type de publicité est bien moins envahissant par rapport à ce qu'on a l'habitude de voir auprès des concurrents.

Attention, cela ne veut pas dire que Google lit vos messages, cela dit, un script se permet tout de même de repérer certains mots clés dans vos conversations pour présenter une publicité en rapport. Pour rappel, l'association londonienne Privacy International avait porté plainte contre Google l'an passé dans 16 pays de l'union Européenne, zone dans laquelle les lois sur le respect de la vie privée sont plus strictes qu'aux Etats-Unis.

GMail : système de conversation

 

La conversation

Tel un véritable client de messagerie électronique, Gmail propose le regroupement en conversation. En conséquence, chaque réponse reçue ou envoyée est associée à tous les messages précédents. Ce regroupement de messages forme ainsi une véritable conversation.

Chaque ligne correspond à une conversation complète, le chiffre entre parenthèse indique le nombre de messages contenus dans celle-ci. Un code couleur est mis en place pour distinguer les messages déjà lus de ceux qui ne le sont pas encore. Ainsi, le fond blanc avec écriture en gras correspond à une conversation non lue, alors que le fond bleu clair avec écriture normale correspond à une conversation déjà lue.

Lorsqu'un nouveau message appartenant à une conversation existante arrive, la conversation est directement placée en tête de liste et la date du dernier message reçu est affichée pour l'ensemble de la conversation.

Lors de la lecture d'une conversation, les message sont empilés les uns par-dessus les autres, y compris les messages envoyés, en commençant du plus ancien jusqu’au plus récent. L’utilité est d’avoir un accès rapide aux anciens messages de la conversation en cliquant simplement sur le bandeau restant visible.

Classement des messages

Où sont les dossiers ?

En effet, Gmail ne propose pas un classement classique par dossier mais utilise un système de " Libellés ", qui en fait correspond à des " vues " ou à des " dossiers virtuels ".
Plus concrètement, cela signifie que lorsqu'un nouveau libellé est créé pour y classer certains messages suivant un ou plusieurs critères, ces derniers ne sont pas déplacés physiquement dedans.

L'avantage de ce système de vues est qu'il est possible de classer ses messages à la volée en moins d'une seconde.

Première chose à noter, tous les messages viennent s’accumuler dans la boite de réception. Il vous appartient donc d’organiser un peu vos fils de discussions.

Lorsqu’une conversation n’est plus d’actualité, ou si vous souhaitez faire le ménage dans votre boite de réception, vous pouvez décider d' archiver un message. Dès lors, le message sera uniquement visible dans la rubrique " Tous les messages " ou lors d’une recherche.

Vous pouvez également marquer d’une étoile les messages relativement importants sur lesquels vous voulez garder un œil. Ces messages apparaîtront dans la boîte de réception avec une petite étoile jaune. Vous pouvez aussi les archiver car ces messages seront automatiquement affichés dans la rubrique " Suivi ".

Viens ensuite l’utilité des " libellés ". Les libellés vont remplacer les classiques dossiers, vous pouvez par exemple créer un libellé " Travail " et assigner des messages à ce libellé. Comme vous vous en doutez, un simple clic sur le nom du libellé (dans le petit encadré vert) permet de filtrer tous les messages appartenant à ce libellé, et ce, quelque soit leur état (Suivi, Archivé, dans la Boîte de réception…).

La perspective très intéressante de ce procédé est qu'une conversation peut être assignée à plusieurs libellés...

Gmail permet de créer jusqu'à 20 règles de filtrage. Cette fonctionnalité est très intéressante, et même recommandée sur une boîte mail pouvant accueillir plus de 2 Go de mails.
Ces règles permettent ainsi de programmer Gmail pour classer automatiquement nos messages.

Dans l’exemple représenté par les deux captures précédentes, le filtre repère tous les message en provenance de " Bob ", les assigne au libellé " Amis " et les archive (en les déplaçant de la " Boîte de réception " vers " Archive ").


Concrètement, tous les messages de Bob arriveront automatiquement dans le libellé « Amis » sans aucune intervention de notre part. Je serai bien évidement informé de l'arrivée du nouveau message grâce au nombre entre parenthèse proche du nom du libellé indiquant le nombre de messages non lus.

Les fonctionnalités de filtrage proposées par Gmail sont assez performantes et variées (voir les captures ci-dessus) pour le public visé (les particuliers). En effet, chaque champ de recherche peut contenir plusieurs mots clés séparés par des opérateurs logiques - AND (et), OR (ou) -. Nous pouvons donc créer des règles très précises.

Voici quelques exemples pour le champ de l'expéditeurs " De: " :

@generation-nt.com
Chaque message dont l'expéditeur appartient au domaine @generation-nt.com

Grey-Wolf
Chaque message dont le nom d' expéditeur contient au moins Grey-Wolf (cela peut être "Grey-Wolf Génération-NT" par exemple)

@hotmail.com OR @hotmail.fr
Chaque message en provenance d'un domaine Hotmail, qu'il s'agisse du .fr ou du .com

"Le Doc" OR @generation-nt.com
Chaque message en provenance de "Le Doc" ou du domaine @generation-nt.com

Quelques exemples pour le champ " Comporte les mots " :

Domaine
Chaque message comportant le mot " Domaine " (ndla : la casse n'a pas d'importance)

Domaine OR Travail
Chaque message comportant le mot " Domaine ", le mot " Travail " ou les deux

(Domaine OR Travail) AND Tâche
Chaque message comportant le mot " Domaine " ou " Travail " et comportant le mot " Tâche ".

Gmail permet de créer jusqu'à 20 règles de filtrage. Cette fonctionnalité est très intéressante, et même recommandée sur une boîte mail pouvant accueillir plus de 2 Go de mails.
Ces règles permettent ainsi de programmer Gmail pour classer automatiquement nos messages.

Les fonctionnalités de filtrage proposées par Gmail sont assez performantes et variées (voir les captures ci-dessus) pour le public visé (les particuliers). En effet, chaque champ de recherche peut contenir plusieurs mots clés séparés par des opérateurs logiques - AND (et), OR (ou) -.

Nous pouvons donc créer des règles très précises.

Voici quelques exemples pour le champ de l'expéditeurs " De: " :

@generation-nt.com
Chaque message dont l'expéditeur appartient au domaine @generation-nt.com

Grey-Wolf
Chaque message dont le nom d' expéditeur contient au moins Grey-Wolf (cela peut être "Grey-Wolf Génération-NT" par exemple)

@hotmail.com OR @hotmail.fr
Chaque message en provenance d'un domaine Hotmail, qu'il s'agisse du .fr ou du .com

"Le Doc" OR @generation-nt.com
Chaque message en provenance de "Le Doc" ou du domaine @generation-nt.com

Quelques exemples pour le champ " Comporte les mots " :

Domaine
Chaque message comportant le mot " Domaine " (ndla : la casse n'a pas d'importance)

Domaine OR Travail
Chaque message comportant le mot " Domaine ", le mot " Travail " ou les deux

(Domaine OR Travail) AND Tâche
Chaque message comportant le mot " Domaine " ou " Travail " et comportant le mot " Tâche ".

·                     Ecrire un nouveau message

Pour rédiger un nouveau mail il suffit de cliquer sur le lien " Nouveau message " situé en haut à gauche. A noter que la messagerie Gmail dispose de deux outils intéressants, la complétion automatique lors de la saisie d'une adresse mail et un correcteur orthographique.

La complétion automatique des adresses email utilise votre carnet d'adresses. Le revers de la médaille est qu'il n'est plus possible de cliquer dans une liste sur les destinataires du message.

Pour les adeptes de la souris, vous pouvez tout de même vous diriger vers votre carnet d'adresses, retrouver votre contact, cocher son nom et cliquer sur le bouton [ Rédiger ]. Cette méthode est beaucoup plus longue et complexe cependant elle est très utile si vous avez de nombreux destinataires.

Le second problème a déjà été évoqué, c'est l'absence de groupe. Si vous avez souvent des messages à transférer à plusieurs personnes, il faudra écrire à chaque fois leur noms...

Quant au correcteur orthographique, il peut être activé à l'aide du lien " Vérifier l'orthographe " qui se trouve complètement à droite sur la partie centrale. Pour corriger les fautes, il faut cliquer avec le bouton gauche sur le mot qui apparaît en surbrillance et choisir la correction adéquate, comme montré sur la capture ci-dessous :

 

Malgré l'origine américaine de Gmail, nous avons la chance, après avoir obtenu une interface en langue française, d'avoir un correcteur orthographique français, qui, il faut le dire, est assez abouti. Un outil qui est encore très souvent absent des autres Webmails du marché.

Gmail offre aussi la possibilité d'inclure une mise en forme avancée. En effet vous pourrez ajouter du texte en couleur, en gras, italique ou souligné. Mais aussi des puces, des surlignements, des liens, etc... Bref, on y trouve tout l'essentiel pour donner un peu de vie à nos mails.

Une fois que vous avez rédigé votre email, 3 possibilités vous sont offertes :

·                     Envoyer

·                     Enregistrer

·                     Supprimer

L'option la plus intéressante ici est Enregistrer qui permet de sauvegarder le mail en ligne pour éventuellement revenir dessus plus tard et/ou à partir d'un autre lieu. Pratique, par exemple vous avez rédigé un mail, et au moment ou vous vous apprêtez à l'envoyer vous vous souvenez qu'il vous manque quelques informations que vous n'avez qu'à votre bureau, pas très grave, vous sauvez votre mail pour le finir et l'envoyer à partir du bureau.

Autre utilité de cette fonction, vous êtes en train de composer un mail plutôt long, et votre ordinateur plante (et oui ça arrive encore !), vous voilà bien embêté ! Heureusement une sauvegarde automatique est faite chaque minute en tâche de fond par Gmail, ce qui signifie que la grosse partie de votre mail est encore récupérable.

../..

GMail : Spam et Antivirus

Spam

Gmail possède un filtre anti-spam ( anti pourriels ) relativement rudimentaire mais qui a le mérite d'exister. Ainsi, lorsqu'il détecte un mail comme étant du spam il le redirige directement dans le dossier Spam. Ces mails sont conservés à cet endroit pendant 30 jours, ensuite ils seront automatiquement supprimés. Ceci laisse largement le temps de vérifier si ces mails sont réellement du spam ou non.

Par ailleurs, si un mail est considéré comme spam à tort, vous pouvez utiliser le bouton [ Non spam ] pour le remettre dans la boite de réception. Ceci aura également pour effet de signaler à l'équipe Gmail que ce type de mail n'est pas du Spam, et donc, en théorie ce type de mail ne devrait plus être considéré comme spam à l'avenir.

Si au contraire un spam arrive dans votre boite sans avoir été identifié en tant que tel, plutôt que de le supprimer, Gmail recommande de sélectionner les mails incriminés et de cliquer sur le bouton [ Signaler comme spam ]. Ainsi, l'équipe Gmail pourra mieux traiter ce mail à l'avenir.

En plus des algorithmes anti-spam mis en place, Gmail mail utilise aussi l'aide humaine, qui est précieuse pour lutter contre le pourriel. Pour résumer, indirectement vous aidez Gmail à mieux identifier les spams des vrais emails, ceci a pour but de limiter les erreurs et ainsi de réduire les tris ou suppressions manuels de mails indésirables.

Antivirus

Contrairement à certains de ses concurents, Gmail ne dispose pas d'un antivirus intégré. Soucieux de proposer tout de même une protection, Gmail refuse donc totalement toute pièce jointe exécutable. Bien entendu la plupart des virus se propage via les exécutables mais hélas ce n'est pas la seule méthode employée ! Donc autant vous munir d'un bon antivirus et qui soit bien entendu régulièrement mis à jour, le strict minimum étant une fois par semaine.

Si vous ne possédez pas d'antivirus (ce qui est aberrant de nos jours), vous pourrez en télécharger des gratuits ici-même, ça sera toujours mieux que rien.

 

Le transfert

Au niveau des paramètres, nous avons également la possibilité de transférer les messages reçus, et ce de deux manières.

Le première consiste à créer un filtre qui, selon le message reçu, le transférera sur une autre adresse mail et appliquera toute modification voulue (archivage, effacement, libellé, etc.).

La seconde méthode est le renvoi inconditionnel de tout message entrant vers une autre adresse électronique. De plus, l'utilisateur aura le choix de garder dans la boite de réception, d'archiver ou de supprimer le message après son transfert. Cette option peut se révéler très pratique car elle peut être activée et désactivée à tout moment et sans délai d'attente.

Le service POP et SMTP

Si vous ne souhaitez pas utiliser le Webmail de Gmail, vous avez la possibilité d'activer la réception et l'envoi de messages via les protocoles POP et SMTP et ainsi utiliser votre client de messagerie habituel (Outlook, Eudora, Tha Bat, Thunderbird...). De même, un message téléchargé via POP pourra être gardé dans la boîte de réception, archivé ou supprimé.

Pour l'accès à la boîte mail via le protocole POP, le cryptage SSL est utilisé. Pour l'envoi de mails via le protocole SMTP le cryptage TLS est utilisé (qui entre autre, permet de chiffrer les adresses email des correspondants).

Ainsi vos mots de passe et tous vos messages sont cryptés avant de circuler sur le réseau ce qui est un gage de grande confidentialité.

Attention cependant, les antivirus filtrant le courrier avant son arrivée dans le client de messagerie ne pourront pas vérifier vos messages, en effet ceux-ci sont cryptés, et n'oublions pas que la protection contre les virus chez GMail n'est que peu remarquable voire inexistante.

La notification

Gmail propose deux outils pour vous avertir de l'arrivée d'un nouveau message.

Le premier est " Le Notifier " qui vient se placer près de votre horloge système. Ce petit programme se connecte à intervalle régulier à votre compte Gmail pour obtenir les nouveaux messages. Si du courrier est arrivé, une pop-up apparaît et un simple clic permet d'ouvrir le message dans votre navigateur préféré.

De plus, Le Notifier permet de rediriger les liens mailto:// vers la fonction " Rédiger un message " du Webmail, plutôt pratique.

Le second outil est le logiciel de messagerie instantané Google Talk, encore en phase béta, offrant pour le moment des fonctions rudimentaires comparé à MSN, ICQ, ou Yahoo Messenger, pour ne citer qu'eux. Il dispose malgré tout d'une fonction de communication vocale de bonne qualité.

Google talk est également capable de vous avertir en temps réel de l'arrivée d'un nouveau mail sur votre compte Gmail, ce qui semble, on ne peut plus logique. Comme ce programme utilise votre compte Gmail, il remplacera Le Notifier sans problème.

Télécharger Google Talk

Il existe aussi bon nombre de plugins pour Internet Explorer ou Firefox, pour vous notifier des nouveaux mails reçus, à vous de voir ce qui convient le mieux à vos besoins.

Conclusion

GMail, depuis sa sortie en Avril 2004, ne cesse de faire parler de lui, et pour cause, il offre des services et fonctionnalités que beaucoup de ses concurrents payants ne proposent toujours pas. Il a ainsi été le premier à offrir une telle capacité de stockage, les autres ayant suivis par la suite pour rester dans la partie.

GMail est un service novateur, rapide et très accessible, de plus des petites fonctions voient régulièrement le jour, autant dire qu'avec le temps il se perfectionne et sera probablement la messagerie électronique la plus utilisée au monde d'ici quelques années, bien que seul l'avenir nous le dira.

En attendant, aujourd'hui Gmail c'est une boîte mail qui possède :

v     une capacité de stockage supérieure à 2,5 Go

v     un accès Webmail multilangue

v     un accès POP / SMTP sécurisé (SSL et TLS)

v     une fonction de redirection des mails reçus vers la boîte mail de votre choix

v     une fonction d' importation / d' exportation de votre carnet d'adresses

v     une fonction antispam (anti pourriels) en perpetuelle amélioration

v     une fonction de suivi pour garder un oeil sur une conversation précise

v     une fonction de sauvegarde en ligne à la volée du mail en cours de rédaction

v     un correcteur orthographique français

v     des règles de filtrage avancées

v     des libellés pour une meilleure organisation de vos mails

v     un moteur de recherche avancé, rapide et efficace pour retrouver ses mails

v     etc.

Bref, même si vous n'avez pas l'intention de changer de boîte email dans l'immédiat, testez-le vous serez probablement agréablement surpris. S au contraire vous êtes en train de vous poser la question " dois-je passer à GMail ? ", n'hésitez pas un instant, foncez !