Définition : La GED (Gestion Électronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Électronique de d'Informations et de Documents pour l'Entreprise) a pour fonction d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. À travers un ensemble d'outils et de techniques, elle permet de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'organisation.
Pratiquement cela consiste à scanner tous les documents, à les stocker sur un serveur, et à les distribuer au sein de l’organisation. La GED suppose des investissements généralement assez couteux (scanners puissants, unités de stockage, etc.) Plus évidemment la formation du personnel et une organisation rigoureuse.
Avec Evernote et sa faculté d’indexer même les images la GED devient (enfin) un plaisir peu couteux et néanmoins fort efficace.
Je reprends les termes d’un article récent sur ce logiciel qui est à mon avis le logiciel le plus performant et novateur de ces dernières années, dont je me sers maintenant tout le temps.
Car Evernote vous permet de
stocker aussi, en sus des pages Web complètes :
Des notes textes
classiques (c’est bien le moins) en provenance de n’importe lequel de vos
logiciels de traitement de texte préféré. Vous sélectionnez le texte, puis
tapez Ctrl+Alt+V et votre sélection est devenue une note dans votre base Evernote.
Des images quel que
soit leur format !
Des textes à
l’intérieur des images. Là, ils font très fort : prenez une photo de votre
fille avec son Tshirt préféré sur lequel figure son
prénom, par exemple : Elodie. Dans Evernote tapez
Elodie et la photo de votre fille surgira instantanément. Vous voyez
certainement l’intérêt de
Ce défoulement mis à part, mais c’est une histoire vécue, la
possibilité de retrouver du texte dans les images est très intéressante, et pas
si fréquente. Autre exemple récent ; je
lis beaucoup de revues ou journaux électroniques, comme Zinio
pour les revues Us ou Le Kiosque.fr pour les revues françaises. Ces documents
électroniques sont évidemment très protégés. Il n'est pas possible par exemple
de sélectionner du texte pour le sauvegarder. Avec un simple copieur d'écran et
Evernote, no problemo ! Je
fais une copie d'écran de ce qui m'intéresse, je fais glisser dans
Dans le même ordre d’idées Evernote
permet de rentabiliser enfin votre APN (Appareil Photo Numérique) qui dort dans
son tiroir en attendant les vacances. Avec votre Apn
prenez une photo de la carte de visite que Duchmoll
vient de vous donner. Si vous avez un ordiphone digne de ce nom vous pouvez
alors envoyer directement cette photo dans votre base Evernote
en l’adressant à votre adresse email Evernote. Etant donné que votre ordiphone ne vous
quitte jamais il est sûr que votre base Evernote ne
manquera pas de croitre et d’embellir. Bien entendu si vous n’avez pas
d’ordiphone (nobody is perfect) vous pouvez transférer vos photos à l’aide d’un
bon vieux câble, ou même en Bluetooth (soyez fou !)
Encore plus fort ; si vous êtes un nostalgique de la calligraphie et donc des notes manuscrites, Evernote sait aussi s’occuper de cela. Non seulement Evernote est capable de reconnaître les images mais il sait aussi reconnaître l’écriture manuscrite ainsi que les formes ! Etant franchement allergique à tout ce qui ressemble à l’écriture manuscrite ou au dessin, et il vaut mieux pour mes lecteurs en particulier et l’art en général, je ne vous en dirai pas plus sur ces possibilités que je n’ai pas eu l’occasion d’explorer. Mais cela devrait en intéresser quelques uns.
Je vous rappelle que la G.E.D dans les entreprises ou les administrations ça coute extrêmement cher en matériels et en frais annexes. Quand aux logiciels spécialisés ils sont particulièrement onéreux. Avec Evernote vous pouvez, à votre échelle, accéder à cette technique pour 3,30 € par mois ! Et avec un minimum d’efforts.
Vous aurez surtout la possibilité de retrouver sans effort toutes les données que vous avez, parfois péniblement, entré dans votre ordinateur. Ce qui est à mon avis l’intérêt essentiel de l’informatique. Quand on a connu comme moi les premières bases de données, comme Dbase, et leurs applications éprouvantes comme GFC ou la base élèves dans l’Education Nationale, quand il fallait se livrer à tout un tas de gesticulations pour extraire « la » donnée que l’on souhaitait, on ne peut qu’apprécier les facilités incroyables offertes par Evernote.
N.B
3,30 euros par mois c’est le prix à payer pour accéder à la version non bridée d’Evernote.
Comment passer d’Intel à AMD et ne pas le regretter,